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查训并举 加强出生医学证明的管理
来源: 发布时间:2013/3/7 11:10:12 阅读:761次 双击自动滚屏

2013年1月22日,县卫生局防保股罗涌泉股长带领妇幼保健院付代敏院长及相关人员一行,用3天时间对全县各助产医疗机构出生医学证明管理情况进行了一次全面检查,检查分别从组织管理、登记入库、证章管理、签发使用、领取登记、废证回收、资料保管及系统常规维护等各个方面进行,现将在检查中发现的问题作一说明,也利于规范此工作

????一、组织管理

????医疗机构应当建立出生医学证明管理制度,落实主要负责人,保管、签发人员要以文件形式明确下发并报县妇幼保健院备案。检查中,大多医疗机构未建立组织机构,习惯性或者常规性的默认某人保管某人签发,也未建立规范的管理制度,导致领导管理职责不明,保管签发人员责任心不强,使用流程很不科学合理,有不少的单位对本年度使用了多少,剩余多少出生证明心中无数。

????二、入库登记及领发登记

????助产医疗机构应当建立出生医学证明入库领用登记制度。检查中,各单位很少有入库登记及领发登记本,没有建立管理台账,未做到专人管理,一般都是购买回来就直接使用,以至于单位负责人不清楚、保管不清楚、签发人员不清楚具体情况的尴尬状况,出生证明签发成了妇保人员一个人的事情了。

????三、证章管理及办证流程

????出生证明办理流程不科学,领取出生证明、医生填写首次签发表、电脑打印出生证明、负责人签字盖章、登记领证等流程不明晰;证章管理欠规范,未做到空白证、印章、打印签发分离专人管理,个别单位直接将盖了章的出生证明发放给打印人员签发使用。

????四、签发打印证明

????1、医生填写的《出生医学证明》首次签发登记表分娩信息不完整,主要项目填写不详细,产妇提供证件复印件不齐全,出生证明存根不按规定粘贴,领证人签名未按手印;

????2、签发打印人员由于业务不熟悉或者是未实行专人分离管理,在检查中发现不少的问题,主要如下:

????*由于各种原因未打印的出生证明,可以对原不需要保存的出生证明信息进行修改后重新打印使用。大多工作人员不知道如何进行处理,导致人为不必要的作废,或者根本不进行作废处理,也不将废证进行上交;

????*出生地和户口地填写错误,地址相互填写反了,将产妇的户口地填成出生医院的地址,或者将出生地填成产妇的户口地了;

????*出生证明信息填写项目不完整,没有填写出生地、户口地及所属派出所等项目;

????*新生儿基本情况中身长全是50cm,健康状况全是良好,出现清一色的标准正常值;

????*各医疗机构权限只有首次签发和换发,个别工作人员在签发类型中错误填写成了:“补发”,并受到省市通报;或者是将签发错误的证明没有进行换发申请登记,而是直接作废再次签发;

????*受权限限制,出生地分类在医疗机构也仅只能填写:“医院”,个别工作人员在签发中错误填写成了:“妇幼保健院”以及“家庭”等;

*电脑提示有重复签发同一张出生证明号码的情况;

*电脑上提示的出生证明编号与纸质出生证明编号姓名等均不一致,可能是错号交替等原因。

五、废证管理

1、已经作为废证上交了的证明,在电脑中没有进行作废处理;

2、电脑提示作废,但证明作为正常使用签发出去了;

3、废证收回正页、副页不全;

4、当年的废证没有上交完。

六、资料管理

大多医疗机构对出生证明资料管理不规范,随意性比较强,存根单独保存,没有分类归档。管理类资料应按档案年限归档保存,签发类资料应按首次签发、换发分类归档,永久保存,纸质资料可以按出生时间、签发时间或者证明编号进行整理归档。

七、常规维护

部分签发机构工作人员对出生医学证明管理系统和打印签发系统不熟悉,不会进行调拨入库,确认接收和查询统计,一般情况下的小问题不能处理。对管理系统和签发系统的用户名和密码保管存在不安全因素等。

罗股长、付院长分别对存在的问题要求各单位进行自查和整改,对具体从事的工作人员要加强操作技术学习,切实加强对出生医学证明使用的管理。

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